REGULAMIN
KONFERENCJI NAUKOWO-SZKOLENIOWEJ MAYDAY 2026
„OD CHAOSU DO KOORDYNACJI – WIELE SŁUŻB, JEDEN CEL”
23 października 2026 r.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji i uczestnictwa w wydarzeniu MAYDAY 2026, zwanym dalej „Wydarzeniem”.
2. MAYDAY 2026 odbywa się w dniach 23–24 października 2026 r. i składa się z:
a) konferencji naukowo-szkoleniowej – 23 października 2026 r.
b) ćwiczeń praktycznych służb i podmiotów ratowniczych – 24 października 2026 r.
3. Hasłem przewodnim MAYDAY 2026 jest: „OD CHAOSU DO KOORDYNACJI – WIELE SŁUŻB, JEDEN CEL”.
4. Miejscem organizacji konferencji jest: Małopolska Uczelnia Państwowa w Oświęcimiu
5. Miejsce lub miejsca prowadzenia ćwiczeń praktycznych zostaną wskazane przez Organizatora w programie Wydarzenia lub w odrębnym komunikacie organizacyjnym.
6. Organizatorem MAYDAY 2026 jest: Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach i Szpital Powiatowy w Chrzanowie
7. Dane kontaktowe Organizatora: Jacek Boroń
tel.: 600 586 388 e-mail:
strona internetowa: www.wpr.pl / zakładka MAYDAY’2026
8. Organizator może współpracować przy realizacji Wydarzenia z partnerami instytucjonalnymi, patronami, sponsorami, podmiotami leczniczymi, służbami, uczelniami, organizacjami zawodowymi oraz innymi podmiotami związanymi z tematyką bezpieczeństwa i ratownictwa.
II. CEL I TEMATYKA WYDARZENIA
1. Celem MAYDAY 2026 jest w szczególności:
a) podnoszenie wiedzy i kompetencji osób uczestniczących w działaniach ratowniczych,
b) wymiana wiedzy, doświadczeń i dobrych praktyk pomiędzy przedstawicielami różnych służb i instytucji,
c) doskonalenie współpracy i koordynacji działań podczas zdarzeń z dużą liczbą osób poszkodowanych,
d) przedstawienie współczesnych zasad organizacji działań ratowniczych podczas zdarzeń mnogich i masowych,
e) doskonalenie zasad dowodzenia, komunikacji oraz współdziałania służb na miejscu zdarzenia,
f) praktyczna weryfikacja procedur i rozwiązań organizacyjnych podczas ćwiczeń,
g) integracja środowisk związanych z ratownictwem, bezpieczeństwem i zarządzaniem kryzysowym.
2. Tematyka Wydarzenia obejmuje w szczególności:
a) zdarzenia z dużą liczbą osób poszkodowanych,
b) zdarzenia mnogie i masowe,
c) organizację miejsca zdarzenia,
d) segregację medyczną,
e) dowodzenie i koordynację działań,
f) współpracę systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego z innymi służbami,
g) organizację transportu osób poszkodowanych,
h) komunikację i wymianę informacji pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w
działaniach,
i) zarządzanie zasobami podczas zdarzeń o charakterze masowym,
j) analizę rzeczywistych zdarzeń oraz wynikających z nich doświadczeń i
wniosków.
III. UCZESTNICY
1. Uczestnikami konferencji mogą być w szczególności:
a) ratownicy medyczni,
b) lekarze,
c) pielęgniarki i pielęgniarze,
d) dyspozytorzy medyczni,
e) przedstawiciele zespołów ratownictwa medycznego i dysponentów jednostek
systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego,
f) strażacy Państwowej Straży Pożarnej i Ochotniczych Straży Pożarnych,
g) funkcjonariusze Policji oraz innych służb,
h) przedstawiciele administracji publicznej i zarządzania kryzysowego,
i) przedstawiciele centrów powiadamiania ratunkowego,
j) przedstawiciele szpitali i podmiotów leczniczych,
k) nauczyciele akademiccy, instruktorzy i osoby prowadzące działalność
szkoleniową,
l) studenci kierunków związanych z ochroną zdrowia i bezpieczeństwem,
m) inne osoby zawodowo lub naukowo związane z ratownictwem, medycyną
ratunkową, bezpieczeństwem lub zarządzaniem kryzysowym.
2. Organizator może określić odrębne zasady uczestnictwa w ćwiczeniach praktycznych
odbywających się w dniu 24 października 2026 r.
3. Uczestnictwo w konferencji nie oznacza automatycznego prawa do czynnego udziału
w ćwiczeniach praktycznych, jeżeli Organizator określi dla nich odrębne zasady
kwalifikacji.
IV. REJESTRACJA
1. Warunkiem udziału w konferencji jest dokonanie rejestracji za pośrednictwem
formularza zgłoszeniowego udostępnionego przez Organizatora na stronie www.wpr.pl.
2. Uczestnik może wziąć udział w Konferencji w formie stacjonarnej albo w formie online,
za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wyboru formy udziału
Uczestnik dokonuje podczas rejestracji na Konferencję.
3. Rejestracja prowadzona jest do terminu wskazanego przez Organizatora lub do
wyczerpania limitu 300 miejsc.
4. O zakwalifikowaniu Uczestnika do udziału w Wydarzeniu decyduje kolejność
prawidłowo dokonanych zgłoszeń oraz dokonanie opłaty za udział w Wydarzeniu.
5. Rejestracja wymaga podania danych osobowych uczestnika, tj. imienia, nazwiska,
adresu e-mail oraz dodatkowych informacji niezbędnych do wystawienia faktury.
6. Uczestnik zobowiązany jest do podania w formularzu rejestracyjnym danych zgodnych
ze stanem faktycznym.
7. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia może zostać przesłane na adres poczty
elektronicznej wskazany przez uczestnika podczas rejestracji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zamknięcia rejestracji w
przypadku wyczerpania dostępnych miejsc.
9. Organizator może określić odrębne limity miejsc dla:
a) konferencji,
b) ćwiczeń praktycznych,
c) innych aktywności realizowanych w ramach MAYDAY 2026.
V. OPŁATY ZA UCZESTNICTWO
1. Udział w Konferencji może być odpłatny. W przypadku zgłoszenia obejmującego wyłącznie udział w Konferencji Uczestnik zobowiązany jest do wniesienia opłaty określonej w formularzu zgłoszeniowym.
2. Udział w Konferencji wraz z udziałem w ćwiczeniach jest bezpłatny.
3. Wysokość opłaty uczestnictwa oraz zakres świadczeń przysługujących uczestnikowi określa cennik opublikowany przez Organizatora.
4. W zależności od wybranego wariantu opłata może obejmować:
a) udział w części konferencyjnej,
b) materiały konferencyjne,
c) identyfikator,
d) certyfikat uczestnictwa,
e) wyżywienie,
f) udział w wydarzeniach towarzyszących,
g) inne świadczenia określone przez Organizatora.
5. Szczegółowy sposób i termin płatności zostaną wskazane podczas rejestracji.
6. Brak dokonania płatności w wyznaczonym terminie może skutkować anulowaniem rejestracji.
7. Uczestnik, który podczas rejestracji wybierze opcję wystawienia faktury, otrzyma fakturę na podstawie danych wskazanych w formularzu zgłoszeniowym, po dokonaniu opłaty za udział w Konferencji.
8. Organizator wystawi i udostępni Uczestnikowi fakturę z wykorzystaniem KseF, chyba że zaistnieją przypadki, o których mowa w ustawie VAT uniemożliwiające takie działanie lub uprawniające Organizatora do innego działania – w takim przypadku faktura zostanie wystawiona i udostępniona Uczestnikowi z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o VAT i niżej wskazanych zasad.
9. Strony zobowiązują się do współdziałania w zakresie prawidłowego wskazania numerów identyfikujących w KseF oraz przekazywania sobie niezbędnych danych umożliwiających prawidłowe wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur za pośrednictwem KseF. W przypadku awarii systemu zastosowanie znajdą przepisy szczególne przewidziane ustawą o VAT.
10. Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę przesłania faktury przez Organizatora do KseF, a w przypadku faktury, o której mowa w art. 106 ust.1 lub ust 16 ustawy o VAT lub faktur wystawianych w okresie awarii lub niedostępności KseF – datę wystawienia wskazaną przez Organizatora w tej fakturze.
11. Za dzień skutecznego doręczenia faktury Uczestnikowi uznaje się dzień jej otrzymania w rozumieniu przepisów ustawy o VAT a w przypadku faktury ustrukturyzowanej będzie to zatem dzień przydzielenia jej indywidualnego numeru identyfikującego tę fakturę w KseF.
12. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w Wydarzeniu:
a) do 30 dni przed rozpoczęciem konferencji Organizator może zwrócić 50% wniesionej opłaty,
b) w przypadku rezygnacji w terminie krótszym niż 30 dni przed rozpoczęciem konferencji wniesiona opłata nie podlega zwrotowi.
13. Organizator może wyrazić zgodę na przeniesienie opłaconego miejsca na inną osobę, po wcześniejszym zgłoszeniu takiej zmiany i jej zaakceptowaniu przez Organizatora.
14. Szczególne warunki udziału przedstawicieli Partnerów, Patronów, Sponsorów, zaproszonych gości oraz prelegentów mogą zostać określone indywidualnie przez Organizatora.
VI. PROGRAM I WYSTĄPIENIA
1. Szczegółowy program MAYDAY 2026 zostanie opublikowany przez Organizatora.
2. Organizator zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian w programie Wydarzenia, w szczególności dotyczących:
a) kolejności wystąpień,
b) godzin poszczególnych sesji,
c) osób prowadzących i prelegentów,
d) tematyki poszczególnych wystąpień,
e) miejsca prowadzenia poszczególnych części Wydarzenia.
3. Zmiany programu niewpływające na zasadniczy charakter Wydarzenia nie stanowią podstawy do roszczeń wobec Organizatora.
4. O zakwalifikowaniu wystąpień, wykładów, prezentacji lub innych form aktywnego uczestnictwa decyduje Organizator lub powołany przez niego Komitet Naukowy/Programowy.
5. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszonego wystąpienia bez konieczności podawania szczegółowego uzasadnienia.
6. Prelegent odpowiada za merytoryczną treść przedstawionych przez siebie materiałów oraz za posiadanie praw pozwalających na ich publiczną prezentację.
7. Prelegent zobowiązany jest do przestrzegania wyznaczonego czasu wystąpienia oraz poleceń moderatora sesji.
VII. PUNKTY EDUKACYJNE I CERTYFIKATY
1. Organizator podejmie działania zmierzające do przyznania uczestnikom MAYDAY 2026 punktów edukacyjnych właściwych dla poszczególnych grup zawodowych (ratowników medycznych i pielęgniarek).
2. Informacja dotycząca liczby punktów edukacyjnych, grup zawodowych, dla których zostały przyznane, oraz warunków ich uzyskania zostanie podana w odrębnym komunikacie.
3. Uzyskanie certyfikatu oraz punktów edukacyjnych może być uzależnione od:
a) prawidłowej rejestracji,
b) dokonania wymaganej opłaty,
c) potwierdzenia obecności,
d) udziału w wymaganej części programu.
4. Certyfikat uczestnictwa może zostać wydany w formie papierowej lub elektronicznej.
VIII. ĆWICZENIA PRAKTYCZNE MAYDAY – 24 PAŹDZIERNIKA 2026 R.
1. Ćwiczenia MAYDAY stanowią praktyczną część Wydarzenia i służą doskonaleniu współpracy pomiędzy służbami i podmiotami uczestniczącymi w działaniach ratowniczych.
2. Ćwiczenia mogą obejmować symulowane zdarzenia z dużą liczbą osób poszkodowanych oraz inne sytuacje wymagające skoordynowanego działania wielu służb.
3. Udział czynny w ćwiczeniach może być ograniczony do wskazanych przez Organizatora jednostek, zespołów, służb lub osób.
4. Pozostali uczestnicy mogą brać udział w ćwiczeniach w charakterze obserwatorów, jeżeli Organizator przewidzi taką możliwość.
5. Osoby uczestniczące w ćwiczeniach zobowiązane są do bezwzględnego przestrzegania:
a) poleceń kierownictwa ćwiczeń,
b) poleceń osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo,
c) zasad BHP i ochrony przeciwpożarowej,
d) zasad obowiązujących w miejscu prowadzenia ćwiczeń,
e) wyznaczonych stref bezpieczeństwa.
6. Organizator może przerwać lub zmodyfikować ćwiczenia w każdym momencie, jeżeli ich kontynuowanie mogłoby powodować zagrożenie dla uczestników lub osób trzecich.
7. W przypadku wystąpienia rzeczywistego zdarzenia wymagającego interwencji służb scenariusz ćwiczeń może zostać przerwany, a pierwszeństwo mają rzeczywiste działania ratownicze.
8. Zabronione jest wykonywanie czynności inwazyjnych na pozorantach, chyba że mają one charakter pozorowany i zostały przewidziane przez Organizatora w sposób gwarantujący bezpieczeństwo.
9. Uczestnik ćwiczeń jest zobowiązany używać środków ochrony indywidualnej wymaganych dla realizowanego zadania lub wskazanych przez Organizatora.
IX. BEZPIECZEŃSTWO UCZESTNIKÓW
1. Każdy uczestnik zobowiązany jest do zachowania zasad bezpieczeństwa oraz stosowania się do poleceń Organizatora, służb porządkowych, zabezpieczenia medycznego i osób funkcyjnych.
2. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, zasad BHP, ochrony przeciwpożarowej oraz regulaminów obiektów, w których odbywa się Wydarzenie.
3. Uczestnik powinien niezwłocznie poinformować Organizatora o zauważonym zagrożeniu dla zdrowia lub życia.
4. Zabrania się uczestnictwa w ćwiczeniach pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub innych substancji wpływających na zdolność bezpiecznego wykonywania czynności.
5. Organizator może odmówić uczestnikowi dalszego udziału w Wydarzeniu, jeżeli jego zachowanie:
a) stwarza zagrożenie dla niego samego lub innych osób,
b) zakłóca przebieg Wydarzenia,
c) narusza niniejszy Regulamin,
d) narusza przyjęte normy społeczne lub zasady współżycia społecznego.
6. Uczestnicy są zobowiązani do poszanowania infrastruktury, sprzętu, środowiska naturalnego oraz mienia Organizatora i innych podmiotów.
X. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone z jego winy w mieniu Organizatora, Partnerów Wydarzenia, obiektu, innych uczestników lub osób trzecich.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru, zagubione, uszkodzone lub skradzione podczas Wydarzenia, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia powstałe wskutek:
a) nieprzestrzegania przez uczestnika Regulaminu,
b) niestosowania się do poleceń osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo,
c) działania uczestnika niezgodnego z obowiązującymi przepisami lub zasadami bezpieczeństwa.
4. Każdy uczestnik zobowiązany jest dostosować swoją aktywność do własnego stanu zdrowia i możliwości psychofizycznych.
5. Organizator może wymagać od osób czynnie uczestniczących w ćwiczeniach dodatkowych oświadczeń związanych z zasadami bezpieczeństwa lub charakterem realizowanych czynności.
XI. ZASADY ZACHOWANIA PODCZAS WYDARZENIA
1. Uczestnicy zobowiązani są do zachowania zgodnego z zasadami profesjonalizmu i wzajemnego szacunku.
2. Zabrania się:
a) zachowań agresywnych, obraźliwych lub wulgarnych,
b) zakłócania wystąpień i przebiegu ćwiczeń,
c) wchodzenia do stref wyłączonych z dostępu bez zgody Organizatora,
d) samowolnego używania sprzętu przeznaczonego do realizacji ćwiczeń,
e) podejmowania działań mogących stworzyć zagrożenie dla innych uczestników.
3. Organizator ma prawo odmówić dalszego udziału w Wydarzeniu osobie rażąco naruszającej postanowienia Regulaminu.
XII. WIZERUNEK, FOTOGRAFIA I MATERIAŁY AUDIOWIZUALNE
1. Podczas MAYDAY 2026 mogą być wykonywane fotografie oraz nagrania filmowe i dźwiękowe w celu dokumentowania Wydarzenia, informowania o jego przebiegu oraz promocji Wydarzenia i kolejnych edycji MAYDAY. Udział w MAYDAY 2026 jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na wykonywanie fotografii oraz nagrań filmowych i dźwiękowych dokumentujących przebieg Wydarzenia.
2. Fotografie i nagrania wykonywane są jako ujęcia całościowe, przedstawiające Wydarzenie, jego uczestników, prelegentów i atmosferę jako całość (np. widok sali, publiczności, strefy wystawowej), a nie jako zbliżenia lub portrety koncentrujące się na pojedynczej, możliwej do zidentyfikowania osobie.
3. Wykorzystanie wizerunku uczestników w powyższym zakresie odbywa się zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zgodnie z którym zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub impreza publiczna.
4. Materiały, o których mowa powyżej, wykorzystywane są wyłącznie w celach promocji Wydarzenia oraz kolejnych edycji MAYDAY i mogą być publikowane na stronie internetowej Organizatora; stronach internetowych Partnerów; w oficjalnych profilach Organizatora i wskazanych Partnerów w mediach społecznościowych; w materiałach prasowych oraz materiałach przekazywanych mediom w związku z informowaniem o Wydarzeniu; w relacjach medialnych z Wydarzenia, w tym w relacjach fotograficznych i filmowych; w materiałach informacyjnych i promocyjnych Organizatora dotyczących kolejnych edycji MAYDAY.
5. Jeżeli Organizator zamierza wykorzystać materiał, w którym wizerunek konkretnego uczestnika stanowi główny lub istotny element ujęcia (np. zbliżenie, ujęcie portretowe), wymagana jest odrębna, dobrowolna zgoda tego uczestnika, zbierana na zasadach określonych w odrębnym oświadczeniu.
6. Uczestnik może w dowolnym momencie zgłosić Organizatorowi sprzeciw wobec wykorzystania jego wizerunku w materiałach promocyjnych. Organizator uwzględni sprzeciw w zakresie materiałów pozostających pod jego kontrolą, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z wcześniejszej publikacji lub rozpowszechnienia materiałów przez podmioty trzecie.
7. Uczestnicy wykonujący własne zdjęcia lub nagrania są zobowiązani do poszanowania prywatności, wizerunku, głosu, praw autorskich i innych dóbr osobistych pozostałych osób oraz do przestrzegania poleceń Organizatora. Organizator może zakazać lub ograniczyć rejestrowanie wybranych wystąpień, ćwiczeń, prezentowanych materiałów albo stref Wydarzenia.
XIII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych uczestników MAYDAY 2026 jest Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach, ul. Powstańców 52, 40-024 Katowice. Kontakt z Administratorem:
2. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do rejestracji, organizacji i obsługi Wydarzenia, kontaktu organizacyjnego, zapewnienia wstępu, wystawienia identyfikatorów, certyfikatów i innych dokumentów uczestnictwa, wykonania obowiązków prawnych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
3. Szczegółowe informacje o administratorze, źródłach i kategoriach danych, celach, podstawach prawnych, odbiorcach, okresach przechowywania, prawach uczestnika, profilowaniu i ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy określa klauzula informacyjna udostępniana zgodnie z art. 13 i art. 14 RODO.
4. Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z klauzulą informacyjną przed dokonaniem rejestracji.
XIV. PARTNERZY, SPONSORZY I WYSTAWCY
1. W ramach MAYDAY 2026 może funkcjonować przestrzeń wystawiennicza przeznaczona dla Partnerów, Sponsorów i Wystawców.
2. Zasady udziału Partnerów, Sponsorów i Wystawców mogą zostać określone w odrębnych umowach lub regulaminach.
3. Prezentacja produktów, urządzeń lub rozwiązań podczas Wydarzenia nie stanowi rekomendacji Organizatora, chyba że Organizator wyraźnie wskaże inaczej.
4. Organizator może określić szczegółowe zasady dotyczące lokalizacji stanowisk, godzin ich funkcjonowania oraz dostępu do infrastruktury technicznej.
XV. ODWOŁANIE LUB ZMIANA TERMINU WYDARZENIA
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca lub formuły Wydarzenia w przypadku wystąpienia okoliczności od niego niezależnych, które uniemożliwiają lub istotnie utrudniają przeprowadzenie MAYDAY 2026 zgodnie z pierwotnymi założeniami.
2. W szczególności dotyczy to wystąpienia:
a) siły wyższej,
b) zagrożenia bezpieczeństwa uczestników,
c) zdarzeń nadzwyczajnych lub kryzysowych,
d) decyzji właściwych organów lub służb,
e) innych okoliczności niezależnych od Organizatora.
3. Informacja o zmianie terminu, miejsca, programu albo odwołaniu Wydarzenia zostanie przekazana uczestnikom przy wykorzystaniu dostępnych kanałów komunikacji.
4. Zasady rozliczenia opłat w przypadku odwołania lub zmiany terminu Wydarzenia zostaną ustalone z uwzględnieniem rzeczywiście poniesionych przez Organizatora kosztów oraz obowiązujących przepisów prawa.
XVI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Dokonanie rejestracji na MAYDAY 2026 oznacza zapoznanie się z niniejszym Regulaminem i jego akceptację.
2. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania Regulaminu przez cały czas trwania Wydarzenia.
3. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia uczestnika z obowiązku jego przestrzegania.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie, jeżeli jest to niezbędne ze względów organizacyjnych, bezpieczeństwa lub w związku ze zmianą obowiązujących przepisów.
5. O istotnych zmianach Regulaminu Organizator poinformuje uczestników w odpowiedni sposób.
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Organizator z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.
7. Integralną część Regulaminu mogą stanowić:
a) regulamin lub instrukcja ćwiczeń MAYDAY,
b) program Wydarzenia,
c) regulamin obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie,
d) inne komunikaty organizacyjne wydane przez Organizatora.
8. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji.